Тратить две недели на пересылку договоров между филиалами? Ждать, пока руководитель наконец доберётся до пухлой папки «На подпись»? В цифровую эпоху это нонсенс. Сегодня сотрудники создают, подписывают, пересылают документы онлайн в несколько кликов. Такую возможность даёт кадровый электронный документооборот (КЭДО).
Ранее мы уже писали о том, как устроен КЭДО. Сегодня расскажем подробнее о тонкостях работы с кадровыми документами в «цифре».
Какие документы можно вести в КЭДО
Трудовой Кодекс РФ (статьи 22.1–22.3 и 312.2–312.3) разрешает работодателю и сотрудникам обмениваться кадровыми электронными документами (КЭД). Вести в КЭДО можно почти все документы, но есть несколько исключений.
Продолжают оформлять на бумаге:
- приказ об увольнении;
- журнал о прохождении инструктажа по охране труда;
- акт о несчастном случае на производстве.
Что касается остальных документов, то работодатель сам определяет, какие из них переводить в электронный вид, а какие оставить на бумаге. Переводить сразу всех сотрудников в КЭДО не обязательно, можно сделать это поэтапно. Работники также имеют право продолжать подписывать и получать бумажные оригиналы.
Что делать с документами, которые не перевели в «цифру»?
Среди локальных нормативных актов (ЛНА) компании, скорее всего, будут и те, что подписаны в бумажном виде, но с ними также хочется взаимодействовать в системе КЭДО. Например, отправлять новым сотрудникам на ознакомление. С такими документами также можно легитимно работать в электронном виде.
Для работы с „историческими“ ЛНА закон разрешает создавать электронные дубликаты. Дубликатом считается не любой скан документа, а только те, которые соответствуют определённым условиям.
Во-первых , содержание и форма исходного ЛНА должны остаться неизменными.Во-вторых , создать дубликат может только его обладатель, при этом используется собственноручная или усиленная квалифицированная подпись. То есть должна быть возможность установить дату и время создания электронного дубликата». (it-world .ru).
Руслан Нуриев
методолог-аналитик
Какие электронные подписи используют в КЭДО
| ЭП работодателя | ЭП кадрового сотрудника | ЭП работника |
|
|
|
ТК РФ выделяет особые правила для документов с высокой значимостью: трудовые и ученические договоры, приказы о дисциплинарном взыскании и ряд других. В этом случае правила строже. Работодатели подписывают их только УКЭП, сотрудники — УКЭП или УНЭП.
Единые требования к КЭД
С 1 марта 2023 года по приказу Минтруда № 578н трудовые договоры, соглашения
| Структура кадрового электронного документа | ||
| Обязательные элементы | ||
| Содержание файла | Формат файла | |
| Основная часть документа | Текст документа, например, трудового договора или приказа | PDF/ |
| Электронная подпись | Для документов, подписанных УКЭП или УНЭП | SGN |
| Описание документа | Указывается информация о работодателе, самом документе (наименование, код, регистрационный номер), дата подписания |
XML |
| Дополнительные элементы | ||
| МЧД | Нужно добавить в КЭД, если его подписывает уполномоченный сотрудник, а не гендиректор | XML |
| Приложение к основной части | Текст, таблица или изображение | Любой |
Впрочем, если компания ведёт КЭДО в специализированном сервисе, то ничего предпринимать не нужно. Документы, созданные в системе, будут соответствовать актуальными требованиями Минтруда.
Если не соблюдать предписания по формату и структуре КЭД, то при проверке документы объявят недействительными, а работодателю придётся выплатить штраф до 200 000 руб.
Хранение кадровых документов в электронном виде
Очень важно обеспечить КЭД надёжное и легитимное хранение в течение срока, установленным законом, в частности, приказом Росархива № 236. Многие документы по личному составу хранятся по 50–75 лет и более, а по данным из КЭД сотрудникам будет рассчитываться размер пенсии.
Для хранения КЭД можно использовать:
- систему хранения электронных документов (СХЭД);
- сервис КЭДО, если в нём есть инструменты для хранения документов с поддержкой юридической значимости;
- в коммерческих и государственных архивах — для КЭД с большим или постоянным сроком хранения.
Порядок передачи электронных документов в СХЭД устанавливает приказ Росархива № 77. Принимаются на хранение в СХЭД только файлы, которые отвечают требованиям по единому формату и содержанию: основная часть в формате PDF/A, описание документа, файлы электронной подписи и приложений.
Почему бизнес выбирает КЭДО
Эксперты прогнозируют, что рынок российского КЭДО вырастет в 2 раза в 2025 г. За счет цифровизации кадровых процессов бизнес снижает операционные издержки и уходит от затрат печать, пересылку, хранение бумажных документов.
КЭДО также формирует позитивное отношение сотрудников и кандидатов к
Как сэкономить 12 млн рублей в год на кадровых документах и процессах
Один из крупнейших банков юга России КБ «Кубань Кредит» ведёт обширный кадровый документооборот: 2800 сотрудников трудятся в более чем 100 офисов в разных городах и регионах. Обмен бумажными документами между центральным офисом и филиалами растягивался на несколько недель, а расходы на пересылку постоянно росли.
Внедрение КЭДО в КБ «Кубань Кредит» сократило время обработки документов на 83%, а обмен электронными оригиналами между офисами теперь дело нескольких минут. Все кадровые документы сотрудники подписывают в личном кабинете с помощью УНЭП, которая генерируется в самой системе КЭДО.
В кадровом ЭДО участвуют 98% сотрудников, что сразу сокращает расходы, связанные с обслуживанием бумажных документов. Выгоду от цифровизации
HR-процессов оценивают в 10–12 млн рублей ежегодной экономии.
