Договоры остаются основой коммерческих отношений в бизнесе: закупках, продажах, совместных проектах, оказании услуг. Однако ручная обработка договоров — согласование, редактирование, контроль сроков и условий — приводит к потерям времени, риску ошибок, отсутствию прозрачности в процессах, снижению клиентоориентированности.
Эти проблемы решают системы автоматизации управления договорами. Юристам — помогают ускорить проверку, подсветить юридические и финансовые риски, контролировать выполнение обязательств и сроки. Руководителям — принимать объективные решения за счет прозрачности на уровне стратегических показателей и KPI.
Важное при выборе системы управления договорами
Общая функциональность
Сегодня большое число российских вендоров корпоративных систем предлагают удобные и эффективные инструменты для управления документами. Принцип организации договорной работы везде примерно одинаковый: автоматизировать жизненный цикл контрактных документов от создания до архивации. Системы электронного документооборота (ЕСМ/BPM-системы) помогают создавать тексты договоров, быстро согласовывать и подписывать электронной подписью, контролировать исполнение, экономить место и затраты на хранение, искать нужную информацию.
База договоров должна быть удобной также для хранения дополнительной документации: гарантийных писем, счетов, коммерческих предложений и т.д. Важно оценить удобную работу со сканами, так как часть обязательств до сих пор оформляется на бумаге.
Аналитика и доступность информации о статусах, прозрачность в договорной работе должна обеспечиваться в ПО на самом высоком уровне. В этом заинтересованы не только юристы и менеджеры, которые отвечают за заключение или исполнение обязательств, но и высшее руководство. При этом на важном месте должно быть соблюдение конфиденциальности и безопасности доступа, так как речь часто идет о коммерческой тайне.
Искусственный интеллект для юристов и договорных отделов
Поднять бизнес-эффекты на новый уровень позволяет использование искусственного интеллекта. ИИ помогает автоматически распознавать условия договоров, анализировать риски, рекомендовать корректировки и выявлять несоответствия между версиями документов. Благодаря этому юристы избавляются от рутинных проверок, менеджеры получают предложения по улучшению условий, а руководство — аналитическую картину по всем контрактам в режиме реального времени. В результате система становится интеллектуальным помощником, повышающим качество, скорость и безопасность договорной деятельности всей компании.
Встроенные ИИ-ассистенты помогают контролировать корректность реквизитов, определять расхождения в версиях, проверять условия договора на возможные риски, а оформление — на соответствие нормам официальных документов.
Детали эксплуатации
На первый взгляд программные продукты выглядят одинаковыми, при этом в реальной эксплуатации могут выявляться детали, которые делают всю систему недостаточно эффективной. При выборе важно оценивать, за счет каких свойств вы улучшите работу юридического департамента и получите оптимизацию договорного процесса.
Чтобы вы не ошиблись в выборе, эксперты проанализировали самые популярные цифровые продукты для работы с договорами среди СЭД/ECM/BPM-систем: ELMA365, Directum СЭД+, 1С:Документооборот, DocsVision, Тезис, TESSA. В российских компаниях эти продукты пришли на смену SAP Ariba, Oracle Suit, Microsoft AX и др. За основу была взята открытая информация с сайтов вендоров и отзывы пользователей.
Обзор систем
Directum СЭД+ (Directum RX), решение «Договоры»
Directum СЭД+ — ECM-система для крупных компаний. Содержит в себе лучшие практики управления документами и бизнес-процессами, которые соответствует актуальным требованиям законодательства РФ.
Решение «Договоры» позволяет выстроить комплексный подход к договорной работе. А именно: создавать документы, обрабатывать данные с помощью встроенных ИИ-механизмов, согласовывать по настроенным маршрутам, подписывать ЭП, отправлять по контрагентам, контролировать оплату и исполнение. Оперативное и длительное хранение, контроль полноты архива договорных документов обеспечивают прозрачность и сохранность информации.
В связке с Directum Projects управление проектами происходит на единой платформе. Договорная работа становится частью инструментов для слаженной работы команды, когда требуется построить график, назначить ответственных, контролировать ресурсы, сроки и бюджеты, отслеживать процесс исполнения договора.
Плюсы
- Встроенные ИИ-сервисы, которые могут создавать договоры по шаблону, проверять заданные стандарты и нормы, сравнивать версии, давать подсказки по заполнению, выбирать исполнителя по маршруту, искать внутри нормативных документов ответы на вопросы сотрудника.
- Быстрый запуск работ благодаря хорошо проработанной «коробочной» версии. Удобно для поэтапного внедрения в компаниях с холдинговой структурой.
- Развитый web-клиент и мобильные приложения, API для простой интеграции с системами существующей информационной инфраструктуры.
- Инструменты no/low-code позволяют адаптировать бизнес-процессы под меняющиеся требования компании без привлечения вендора.
Минусы
- Для настройки сложных сценариев аналитику требуется обучение.
- Нет бесплатной версии, только демодоступ
- Интерфейс ориентирован на пользовательский опыт корпоративных офисных пакетов (Microsoft Office).
ELMA365, решение «Управление договорами»
ELMA365 — платформа для управления документами и контентом. Решение «Управление договорами» автоматизирует работу с договорной документацией на предприятиях и помогает организовать полный цикл формирования и обработки расходных и доходных договоров, дополнительных соглашений, первичных учётных документов и счетов.
Решение предназначено для организации хранения, регистрации и поиска документов, а также их движения при помощи бизнес-процессов. Позволяет контролировать исполнение обязательств по этапам договора: создание этапа, сбор документов по этапу, закрытие этапа.
Плюсы
- Можно легко адаптировать под процессы компании с помощью no/low-code-инструментов.
- Большой выбор готовых коннекторов, разработанных партнерами.
- Наличие дополнительных сервисов: чек-листы, календарь, корпоративный чат, SMS-оповещение.
- Договор создается во внутреннем редакторе, связывается с сопутствующими документами.
- Карточка документа содержит всю информацию по нему: лист согласования, лист ознакомления, резолюция, незавершенные задачи, права доступа.
Минусы
- Непроработанная «коробка»: 90% решений требуют доработки.
- Чтобы отредактировать файл, нужно его скачать, а после исправленную версию загрузить обратно. Для полноценного редактирования документов требуется лицензия Р7-Офис.
- Не реализовано долговременное юридически значимое хранение документов.
- Неудобства в работе интерфейса, такие как слабая функциональность реестров, отсутствие сортировки по нескольким полям, группировки, расширенного поиска.
- Для использования возможностей искусственного интеллекта нужна интеграция со сторонними продуктами SOICA и Entera.
1С:Договоры (1С:Документооборот)
1С:Договоры — решение, которое появилось как облегченный вариант 1С:Документооборота для небольших и средних предприятий. В нем реализовали возможность заполнять реквизиты документа по шаблону, в упрощенном варианте запускать процесс согласования, контролировать и анализировать договорную работу. Соединяет в себе и учетные функции, и документооборот.
Плюсы
- Является частью экосистемы на платформе 1С:Предприятие, что позволяет бесшовно интегрироваться с экосистемой 1С.
- Большая сеть франчайзи и партнеров по продуктам линейки 1С.
- В поставку входит 9 типовых процессов, необходимых для работы с договором (согласование, утверждение, регистрация, исполнение, ознакомление и др.)
- Поддерживается ролевая маршрутизация и выполнение задач по почте.
- Поддерживаются изменения в законодательстве (например, по обновлению форм документов).
Минусы
- Перейти на новую версию так же сложно, как внедрить проект с нуля. Не предусмотрена самостоятельная настройка на уровне пользователей и аналитиков, т.к. предполагается, что этим будут заниматься разработчики.
- Устаревший интерфейс. Веб-клиент ограничен по функциональности по сравнению с толстым и тонким клиентом. Мобильное приложение представляет собой урезанный веб-клиент и работает только онлайн.
- Полнотекстовый и атрибутивный поиск разделены. Полнотекстовый — доступен не во всех версиях системы, его нельзя гибко настроить, что затрудняет применение в большом объеме информации.
- Нет встроенной интеграции с популярными ЭДО (СБИС, Диадок), предлагаются свой оператор ЭДО и роуминг, либо партнерские решения.
- В основу системы заложены принципы ERP, а не ECM, поэтому лучше решает задачи учета, а не удобной работы с документами.
Docsvision, решение «Управление договорами»
Решение «Управление договорами» — часть платформы для управления процессами и данными Docsvision. Модуль помогает решать задачи договорного документооборота, а именно — упрощает работу с договором на всех этапах его жизненного цикла в компании.
Плюсы
- Легкое создание договора из шаблона с автоматическим заполнением полей в карточке документа: категория, сроки действия, сумма, НДС, валюта и другие.
- Интеграция с Контур.Фокус — быстрый запрос благонадёжности контрагента и автоматическое прикрепление отчета в карточку документа.
- Маршруты согласования настраиваются в зависимости от типа договора или вида подписи.
- Автоматическая конвертация документа в формат PDF с регистрационным штампом.
- Возможность создавать контрольные точки по исполнению договора, назначать ответственных и сроки.
Минусы
- При внедрении требует значительных дополнительных инвестиций в доработку, даже простые настройки невозможно проводить без программистов.
- Web-версия не обладает полной функциональностью и требует дополнительных доработок под каждый проект.
- Существуют скрытые платежи за использование коннекторов.
- Для создания новых маршрутов согласования договоров или изменения преднастроенных необходим модуль «Конструктор согласований».
- Ограничения при работе на импортонезависимых платформах на базе Linux, например, не поддерживается работа с модулем «Управление архивом».
«Договоры» в TESSA
TESSA позиционируется как универсальная и гибкая платформа, которая автоматизирует документооборот и бизнес-процессы в компаниях различных отраслей. Модуль «Договоры» — это готовое решение для организации работы с договорными документами.
Плюсы
- Генеративный ИИ интегрируется с YandexGPT, ChatGPT, Qwen, DeepSeek и другими, в том числе локально развернутыми моделями, поставляемыми специализированными вендорами.
- Автогенерация карточек и перенос полей по шаблонам (договоры, акты, счета, счета-фактуры) — экономия времени, снижение ручных ошибок и унификация документов.
- Система поддерживает дополнительные согласования, запрос комментариев и делегирование заданий, конкурентное исполнение заданий в группе сотрудников.
- Встроенный редактор PDF для добавления текста, комментариев, форм, аннотаций, подписей, печатей и штампов.
- Инструменты контроля— отслеживание сроков, фиксация этапов исполнения, проверка статуса контрагента и возможность ограничить создание документов с непроверенными контрагентами.
Минусы
- В стандартной поставке небольшое количество решений и они слабо проработаны.
- No-code-инструментов недостаточно для самостоятельной настройки: часто нужно писать SQL-запросы или код.
- Документы возможно отредактировать, если скачать их на компьютер, а затем импортировать обратно в систему. Изменения вносятся автоматически при работе с редакторами MS Office и LibreOffice, но и это требует множества кликов.
- Неудобства интерфейса: карточки открываются в новых вкладках браузера, а ссылку на вкладку нельзя скопировать и поделиться ей.
«Договоры» в ТЕЗИС
ТЕЗИС — система электронного документооборота для автоматизации работы с документами и цифровизации бизнес-процессов. Программа для согласования договоров и иных документов входит в типовую конфигурацию, но дополнительных описаний не представлено.
Плюсы
- Визуальный конструктор нетиповых бизнес-процессов, возможность импорта моделей в XPDL из Business Studio.
- Контроль версий документов, визуализация иерархии связанных документов, визуальное отображение схемы текущего бизнес-процесса.
- Автоматизированное сканирование документов и предпросмотр с помощью Microsoft Office Web Apps и Open Office.
- Плагины интеграции для приложений MS Office, OpenOffice и LibreOffice.
- Совместное онлайн-редактирование документов.
Минусы
- Своеобразный подход к работе с контентом. Документ— это сущность, объединяющая набор вкладок, реквизитов, вариантов отправки на ознакомление/согласование и переписки, которая находится на отдельной вкладке.
- Функции ИИ работают через сторонние облачные модели (Яндекс, Сбер), а это рискованно для конфиденциальности данных.
- Отсутствует «облачная» поставка, что требует развертывания собственной инфраструктуры и ресурсов.
- Слабая готовность к быстрому старту, требуются доработки силами заказчика или интегратора. Нет достаточного количества открытых материалов для обучения.
- Ограниченный no-сode. Для реализации даже простой логики (например, условия при определении ролей) уже требуются навыки программирования.
