Обзор российских BPM систем

Выбор подходящей BPM-системы (Business Process Management System), скорее всего, вы будете делать нечасто в своей организации, поэтому к нему нужно отнестись серьезно, потратить время на анализ и оценку вариантов. Усилия окупятся в виде удобства использования системы и приносимой ей пользы для бизнеса.

Содержание:

• Определение BPM-системы
• Критери выбора BPM-систем
• Лучшие BPM-системы 2024
• Итоговая сводная таблица

Что такое система класса BPM

К основным функциям современных BPMS относятся:

• Визуальное моделирование (Business process modeling) и выстраивание бизнес-процессов, включая этапы, условия, участников и точки принятия решений.
• Инструменты для работы в единой методологии работы с процессами, что дает согласованное понимание процессов всеми участниками.
• Автоматизация задач в рамках процессов, сокращение ручных операций и ошибок.
• Контроль KPI выполнения процессов на основе отчетов и виджетов.
• Оптимизация процессов по результатам анализа, например, упрощение этапов, избавление от ненужных задач или перераспределение ресурсов.
• Исполнение процессов и удобная работа пользователя в ходе их исполнения.

Проблема выбора и требования к BPM-системе

На отечественном рынке представлен ряд качественных бизнес-приложений класса BPM. Рынок достаточно зрелый, и на нем наблюдается высокая конкуренция между вендорами, которая приводит к снижению цен на их продукты.

Проблема заключается в том, что на первый взгляд продукты кажутся очень похожими: у всех есть визуальный конструктор для создания форм, процессов, отчётов и справочников, мобильные приложения, инструменты для интеграции и возможность работать на разных платформах. Однако ключевую роль играют детали. Важно обращать внимание на такие аспекты, как способность системы к масштабированию, её стабильность, удобство обновления и поддержки доработок. Состав требований для каждой компании будет разным, ниже мы привели наиболее универсальный.

На что обратить внимание при выборе BPM-системы

Фокус на целях и функциональности

Чтобы определить, какие возможности должен предоставлять инструмент, ответьте на вопросы:

• Для чего вам нужна BPM-система?
• Какую наболевшую проблему вы хотите решить с ее помощью?
• Вы хотите закрыть одну небольшую задачу отдела и ли использовать платформу, чтобы создавать решения для разных задач всей компании?
• Вам достаточно простой автоматизации некоторых действий или необходима интеграция между решениями?

Для ответов полезно собрать небольшую рабочую группу лиц, заинтересованных во внедрении.

Управление документами

В ходе выполнения любого процесса создаётся множество документов и записей, что выходит за рамки традиционной BPM-автоматизации. Процессы и связанный с ними контент тесно переплетены: информация, порождаемая в ходе исполнения процедур, часто является частью процессов. Кроме того, процессы «вокруг документов» традиционно остаются важной частью хозяйственной деятельности, и во многих сферах регулируются российским законодательством. Кроме того, крупным организациям важно использование электронного подписания. Обратите внимание на функциональность работы с документами в продуктах.

Удобство использования

Современные тренды говорят о важности удобства пользователей в ходе исполнения бизнес-процессов. Особенно актуально это, если BPM-системой будет пользоваться не один отдел, а целая компания. Оценивайте удобство интерфейса и паттерны работы аудитории в вашей организации. Оценки пользователей помогут сделать правильный выбор. Можно ли рассмотреть более сложные мощные системы, или нужно искать максимально простое, пусть и ограниченное решение.

No/Low-code и дизайн процессов

Если выбрать инструмент, который не обладает гибкостью, то даже небольшие доработки потребуют привлечения технических специалистов. Технологии no-code и low-code помогают решить эту проблему. No-code-платформы позволяют быстро настроить систему под потребности организации без необходимости нанимать профессиональных разработчиков. Low-code-платформы дают возможность создавать решения с минимальным написанием кода.

Важно, насколько удобными и функциональными будут визуальные инструменты для дизайнера процессов. Нужны возможности создавать черновики, версии, делать отладку процессов и т. д. Тонкости можно оценить на демонстрации или в демоверсии продукта: например, насколько удобно и гибко задаются правила выполнения, условия и события. Это же будет относиться к редактору форм, отчетов и т. д. Важно, как глубоко продуманы механизмы «горячей» публикации процессов без остановки работы пользователей с учетом масштаба внедрения.

Набор прикладных модулей

Если для BPM-системы есть набор готовых решений и шаблонов процессов под конкретные задачи, — это преимущество. Клиенты получают не просто базовый инструмент, а готовые решения, которые можно настроить под индивидуальные требования. Такой подход экономит время и деньги. Готовые приложения учитывают опыт консалтинга, правильно спроектированы и поддерживаются. Клиенту не нужно нанимать собственных проектировщиков и аналитиков.

Варианты поставки и стоимость

На российском рынке BPM-систем наиболее распространены два варианта поставки:

• «Локально бессрочно» (On-premise) — разовая оплата, бессрочные лицензии, установка на серверах заказчика
• «В облаке по подписке» (SaaS) — оплата за период (месяц/год), сервис в облаке, установка на серверах вендора (провайдера)

Другие виды поставки, которые также встречаются, это установка на выделенных серверах или в частном облаке. Некоторые вендоры предоставляют подписку при локальной установке.

Облачный вариант с моделью оплаты по подписке экономичен и удобен, а при правильном выборе поставщика услуг можно не беспокоиться о безопасности данных. Дает максимальную гибкость и быстрый старт для развертывания, использование облачной технологии часто является предпочтительным решением для начала работы в системе. Установка на собственных вычислительных мощностях предоставляет больше контроля над системой. Если вы предполагаете, что вам может понадобиться переход с одного варианта на другой, то важно узнать, предоставляет ли вендор возможность миграции со всем настроенными процессами.

На стоимость влияет также вариант лицензирования — именные или конкурентные лицензии, стоимость за расширение объемов данных и тарифы поддержки. Оцените полную стоимость владения на период, в который вы рассчитываете использовать систему.

Искусственный интеллект и умные процессы

Искусственный интеллект играет критическую роль в современном управлении бизнес-процессами, обеспечивает автоматизацию и оптимизацию операций. Автоматическая генерация текстов с использованием ИИ ускоряет создание документов. Технологии генеративного ИИ способствуют повышению производительности и сокращению временных затрат на выполнение задач. Умная маршрутизация, анализ процессов на основе ИИ все это уже не фантастика, и за этим будущее. Если вы хотите максимально использовать современные возможности ИТ, обращайте внимание на наличие интеллектуальных сервисов в продуктах и компетенции вендора в этом направлении.

Лучшие BPM-системы 2024

В этом обзоре мы рассмотрели следующие российские BPM-продукты: Comindware Business Application Platform, Directum RX, Docsvision, ELMA365, Pyrus, Visary BPM, Битрикс24, «Первая форма». Ниже вы найдете краткое описание продуктов их плюсов и минусов, а также таблицу сравнения возможностей.

Первая форма

«Первая Форма» — это гибкий конструктор для автоматизации любых бизнес-процессов. Документооборот, управление проектами, CRM, В2В2С-решения и корпоративные коммуникации настраиваются в едином контуре. 1 °F BPM — платформа, которая обеспечивает моделирование, роботизацию процессов и интеграцию со сторонними сервисами и системами.

Маршрут моделируется в визуальном редакторе в виде схем. Для этого не нужно знать специализированные нотации, например, BPMN.

Набор решений

BPM, CRM, СЭД, КЭДО, HRM, Корпоративный портал, SRM, База знаний, ServiceDesk, PM, Корпоративный мессенджер, ВКС, Файловое хранилище.

Directum RX

Интеллектуальная система для управления бизнес-процессами от российского разработчика. Компания Directum уже более 20 лет предлагает корпоративным клиентам решения на основе современных цифровых технологий.

Directum RX предоставляет возможности быстрой адаптации под потребности компании:

• функциональный редактор для удобного моделирования процессов;
• no-code и low-code для гибкой адаптации процессов;
• удобство интерфейса и понятность рабочих процедур для участников;
• мониторинг эффективности и оптимизация процессов.

В Directum RX встроены сервисы искусственного интеллекта, которые автоматизируют рутинную работу. Например, система может распознать текст входящего документа и предложить исполнителя для дальнейших поручений. Это значительно ускоряет работу над разными бизнес-задачами.

Компании могут подобрать с учетом потребностей нужные прикладные решения, собравшие многолетнюю экспертизу и методические подходы. Высокий уровень проработки дает быстрое внедрение и отдачу от цифровизации.

Набор решений

BPM+СЭД/ECM, КЭДО+HRM, Корпоративный портал, База знаний. Кроме того, группы решений по направлениям: договоры и закупки, управление делами, цифровая бухгалтерия, проекты и команды, электронные архивы.

Elma

ELMA365 — программное обеспечение для управления бизнес-процессами (BPM), предназначенное для помощи государственным организациям и предприятиям в создании корпоративных приложений без программирования. Включает в себя несколько модулей для управления взаимоотношениями с клиентами, документооборота и роботизированной автоматизации процессов.

Платформа предоставляет графический дизайнер, который позволяет администраторам моделировать, выполнять, контролировать, улучшать и интегрировать процессы на централизованной информационной панели.

ELMA365 также предоставляет приложение ECM для облегчения управления документами и обмена электронными данными, и все это работает на основе механизма BPM.

Набор решений

BPM, CRM, СЭД, КЭДО, HRM, Корпоративный портал, Service Desk, Bot, SRM, CSP, Внешний портал, Fintech, EHSM.

Comindware Business Application Platform

Платформа представляет собой комплексное решение, объединяющее в себе средства моделирования, автоматизации, анализа и мониторинга бизнес-процессов и управление кейсами (ACM). Поддерживает нотацию BPMN 2.0. Архитектура системы основана на онтологических моделях, используется графовая база данных. Благодаря платформенному подходу система позволяет быстро разрабатывать гибкие IT-решения для таких задач, как управление клиентскими или поставщиками отношениями, автоматизация операций, документооборот и другие. Помимо возможности создания приложений с помощью визуального интерфейса, Comindware предоставляет возможность использовать полноценное скриптовое программирование.

Набор решений

BPM, CRM, СЭД, КЭДО, HRM, Корпоративный портал, PLM, SRM, ITSM, Service Desk, Help Desk, ТОиР

DocsVision

Docsvision — это платформа для создания и функционирования различных решений с множеством готовых приложений для внедрения возможностей BPM.

В платформу Docsvision уже встроены Low-Code конструкторы, с помощью них можно учесть индивидуальные требования каждого клиента, при этом используя штатные инструменты. Конструкторы позволяют создавать задачи и процессы, настраивать правила обработки документов, заданий, ролей и состояний в системе без привлечения программистов. Решение строится из папок, карточек данных, справочников, поисковых запросов, отчетов и многих других объектов.

Набор решений

BPM, СЭД, КЭДО, Корпоративный портал.

Pyrus

Pyrus — Low-code платформа для автоматизации бизнес-процессов, в которой имеются инструменты для согласования заявок и управления задачами. Система помогает компаниям создавать единое цифровое рабочее пространство для всех сотрудников. Своя CRM, Service Desk, СЭД и любой другой бизнес-процесс собирается из нескольких настраиваемых блоков: шаблона формы, маршрута, справочников и интеграций со сторонними сервисами и базами данных.
Интерфейс системы напоминает мессенджер. Для форм и задач можно использовать и менять скрипты из библиотеки Pyrus, а для создания ботов — low-code платформу.

Набор решений

BPM, CRM, СЭД, КЭДО, HRM, Корпоративный портал, Sevice Desk, Help Desk, Управление проектами, Корпоративный мессенджер.

Visary BPM

Веб-ориентированная аналитическая информационная система, предназначена для реализации организационной стратегии предприятия (организации) по интеграции производства и операций, управлению трудовыми ресурсами, финансовым менеджментом и управлению активами.

В Visary входят гибкие компоненты по проектированию бизнес-процессов, маршрутизации и совместной работе с документами, созданию интранет-порталов, управлению страницами и веб-частями, организации проектного управления, аналитике данных, управлению доступом, безопасному хранению данных, корпоративной коммуникации и др. Платформа реализована на базе low- и no-code концепции.

Набор решений

BPM, CRM, СЭД, КЭДО, HRM, Корпоративный портал, BI, Project, ГИС, Tracker, CMS, BIM, ERP, LMS, SCM.

Битрикс24

Битрикс24 – это набор инструментов для работы и общения команды, повышения продаж и автоматизации бизнеса.

Все инструменты доступны в едином рабочем пространстве:

• Совместная работа. Помогает работать в офисе и на удалёнке: соцсеть компании, мессенджер, видеозвонки, календарь, почта, диск, база знаний, рабочие группы, бизнес-процессы и многое другое.
• CRM для продаж. Ведение клиентской базы, работа с покупателями и автоматизация сделок в CRM: контакт-центр, сквозная аналитика, приём оплаты, оформление доставки, складской учёт и другие инструменты для продаж.
• Задачи и проекты. Эффективная работа команды над задачами и проектами: популярные методики работы, учёт времени, фокусировка внимания, обсуждение в задачах, чек-листы и шаблоны, работа по Скрам.
• Сайты и магазины. Создание сайтов и интернет-магазинов без единой строчки кода: простой конструктор, готовые шаблоны, интеграция с CRM, адаптация для мобильных устройств и многое другое.
• Автоматизация. Ускорение процессов и избавление от рутинных операций, автоматизация работы со сделками, согласование документов, оплата счетов, отчётность без программирования.

Набор решений

Решения для совместной работы, CRM, для задач и проектов, сайтов и интернте-магазинов.

Таблица сравнения российских BPM-систем

*Исследование проведено на основе информации из открытых источников.