Выбор подходящей
BPM-системы (Business Process Management System), скорее всего, вы будете делать нечасто в своей организации, поэтому к нему нужно отнестись серьезно, потратить время на анализ и оценку вариантов. Усилия окупятся в виде удобства использования системы и приносимой ей пользы для бизнеса.
Содержание:
Что такое система класса BPM
К основным функциям современных BPMS относятся:
- Визуальное моделирование (Business process modeling) и выстраивание
бизнес-процессов , включая этапы, условия, участников и точки принятия решений. - Инструменты для работы в единой методологии работы с процессами, что дает согласованное понимание процессов всеми участниками.
- Автоматизация задач в рамках процессов, сокращение ручных операций и ошибок.
- Контроль KPI выполнения процессов на основе отчетов и виджетов.
- Оптимизация процессов по результатам анализа, например, упрощение этапов, избавление от ненужных задач или перераспределение ресурсов.
- Исполнение процессов и удобная работа пользователя в ходе их исполнения.
Проблема выбора и требования к BPM-системе
На отечественном рынке представлен ряд качественных
Проблема заключается в том, что на первый взгляд продукты кажутся очень похожими: у всех есть визуальный конструктор для создания форм, процессов, отчётов и справочников, мобильные приложения, инструменты для интеграции и возможность работать на разных платформах. Однако ключевую роль играют детали. Важно обращать внимание на такие аспекты, как способность системы к масштабированию, её стабильность, удобство обновления и поддержки доработок. Состав требований для каждой компании будет разным, ниже мы привели наиболее универсальный.
На что обратить внимание при выборе BPM-системы
Фокус на целях и функциональности
Чтобы определить, какие возможности должен предоставлять инструмент, ответьте на вопросы:
- Для чего вам нужна
BPM-система ? - Какую наболевшую проблему вы хотите решить с ее помощью?
- Вы хотите закрыть одну небольшую задачу отдела и ли использовать платформу, чтобы создавать решения для разных задач всей компании?
- Вам достаточно простой автоматизации некоторых действий или необходима интеграция между решениями?
Для ответов полезно собрать небольшую рабочую группу лиц, заинтересованных во внедрении.
Управление документами
В ходе выполнения любого процесса создаётся множество документов и записей, что выходит за рамки традиционной
Удобство использования
Современные тренды говорят о важности удобства пользователей в ходе исполнения
No/Low-code и дизайн процессов
Если выбрать инструмент, который не обладает гибкостью, то даже небольшие доработки потребуют привлечения технических специалистов. Технологии
Важно, насколько удобными и функциональными будут визуальные инструменты для дизайнера процессов. Нужны возможности создавать черновики, версии, делать отладку процессов
Набор прикладных модулей
Если для
Варианты поставки и стоимость
На российском рынке
- «Локально бессрочно» (
On-premise ) — разовая оплата, бессрочные лицензии, установка на серверах заказчика - «В облаке по подписке» (SaaS) — оплата за период (месяц/год), сервис в облаке, установка на серверах вендора (провайдера)
Другие виды поставки, которые также встречаются, это установка на выделенных серверах или в частном облаке. Некоторые вендоры предоставляют подписку при локальной установке.
Облачный вариант с моделью оплаты по подписке экономичен и удобен, а при правильном выборе поставщика услуг можно не беспокоиться о безопасности данных. Дает максимальную гибкость и быстрый старт для развертывания, использование облачной технологии часто является предпочтительным решением для начала работы в системе. Установка на собственных вычислительных мощностях предоставляет больше контроля над системой. Если вы предполагаете, что вам может понадобиться переход с одного варианта на другой, то важно узнать, предоставляет ли вендор возможность миграции со всем настроенными процессами.
На стоимость влияет также вариант лицензирования — именные или конкурентные лицензии, стоимость за расширение объемов данных и тарифы поддержки. Оцените полную стоимость владения на период, в который вы рассчитываете использовать систему.
Искусственный интеллект и умные процессы
Искусственный интеллект играет критическую роль в современном управлении
Лучшие BPM-системы 2024
В этом обзоре мы рассмотрели следующие российские
Первая форма
«Первая Форма» — это гибкий конструктор для автоматизации любых
Маршрут моделируется в визуальном редакторе в виде схем. Для этого не нужно знать специализированные нотации, например, BPMN.
Набор решений
BPM, CRM, СЭД, КЭДО, HRM, Корпоративный портал, SRM, База знаний, ServiceDesk, PM, Корпоративный мессенджер, ВКС, Файловое хранилище.
Плюсы
- Большое число настраиваемых модулей.
- Средний уровень цен.
Минусы
- Решение находится на стадии развития, есть ограничения по функциональности.
- Нет демоверсии, как альтернатива предлагаются
онлайн-встречи , на которых менеджер знакомит с системой.
Directum RX
Интеллектуальная система для управления
Directum RX предоставляет возможности быстрой адаптации под потребности компании:
- функциональный редактор для удобного моделирования процессов;
no-code иlow-code для гибкой адаптации процессов;- удобство интерфейса и понятность рабочих процедур для участников;
- мониторинг эффективности и оптимизация процессов.
В Directum RX встроены сервисы искусственного интеллекта, которые автоматизируют рутинную работу. Например, система может распознать текст входящего документа и предложить исполнителя для дальнейших поручений. Это значительно ускоряет работу над разными
Компании могут подобрать с учетом потребностей нужные прикладные решения, собравшие многолетнюю экспертизу и методические подходы. Высокий уровень проработки дает быстрое внедрение и отдачу от цифровизации.
Набор решений
BPM+СЭД/ECM, КЭДО+HRM, Корпоративный портал, База знаний. Кроме того, группы решений по направлениям: договоры и закупки, управление делами, цифровая бухгалтерия, проекты и команды, электронные архивы.
Плюсы
- Широкая функциональность.
- В базовую облачную поставку входят решения для управления документами, делопроизводства и договорной работы.
- Есть мобильные приложения для руководителей и рядовых сотрудников.
- Большая партнерская сеть.
- Возможна установка в облаке на выделенных серверах вендора или в частном облаке.
Минусы
- Для локальной поставки со второго года эксплуатации обновления и техподдержка платные.
Elma
ELMA365 — программное обеспечение для управления
Платформа предоставляет графический дизайнер, который позволяет администраторам моделировать, выполнять, контролировать, улучшать и интегрировать процессы на централизованной информационной панели.
ELMA365 также предоставляет приложение ECM для облегчения управления документами и обмена электронными данными, и все это работает на основе механизма BPM.
Набор решений
BPM, CRM, СЭД, КЭДО, HRM, Корпоративный портал, Service Desk, Bot, SRM, CSP, Внешний портал, Fintech, EHSM.
Плюсы
- Есть тестовый период и бесплатная версия (функционал ограничен), автозапуск процессов, интеграция.
Минусы
- Цена за размещение на сервере предприятия может быть завышена.
Comindware Business Application Platform
Платформа представляет собой комплексное решение, объединяющее в себе средства моделирования, автоматизации, анализа и мониторинга
Набор решений
BPM, CRM, СЭД, КЭДО, HRM, Корпоративный портал, PLM, SRM, ITSM, Service Desk, Help Desk, ТОиР
Плюсы
- Есть библиотека шаблонов процессов.
Минусы
- Высокая стоимость относительно других продуктов.
- Нет локального варианта поставки с бессрочными лицензиями.
DocsVision
Docsvision — это платформа для создания и функционирования различных решений с множеством готовых приложений для внедрения возможностей BPM.
В платформу Docsvision уже встроены
Набор решений
BPM, СЭД, КЭДО, Корпоративный портал.
Плюсы
- Имеются готовые решения для работы с документами, электронных архивов, автоматизации кадровых и
HR-процессов и некоторые другие. - Возможно покупка по соглашению с датой ежегодного платежа по фактическому количество активных лицензий.
Минусы
- Нет облачного варианта поставки с оплатой по модели подписки.
- Набор готовых решений достаточно ограничен.
- Не предусмотрены режимы эмуляции выполнения процесса и автоматический поиск ошибок в модели.
Pyrus
Pyrus —
Интерфейс системы напоминает мессенджер. Для форм и задач можно использовать и менять скрипты из библиотеки Pyrus, а для создания ботов —
Набор решений
BPM, CRM, СЭД, КЭДО, HRM, Корпоративный портал, Sevice Desk, Help Desk, Управление проектами, Корпоративный мессенджер.
Плюсы
- Простой и удобный формат платформы.
- Есть бесплатная версия (функционал ограничен).
Минусы
- Ориентирована на небольшие компании.
- Нет версионирования
бизнес-процесса и сохранения его в черновике, не предусмотрен автоматический поиск ошибок в модели процессов. - Доплата за каждые 100 Гб для хранения файлов.
Visary BPM
В Visary входят гибкие компоненты по проектированию
Набор решений
BPM, CRM, СЭД, КЭДО, HRM, Корпоративный портал, BI, Project, ГИС, Tracker, CMS, BIM, ERP, LMS, SCM.
Плюсы
- Полное техническое сопровождение после внедрения системы.
- Простой и удобный интерфейс, наличие мобильной версии.
- Управление правами доступа через графический конструктор.
Минусы
- Нет демоверсии, презентация программы в
онлайн-режиме , то естьдемо-доступ только на 1 день. - В дизайнере не предусмотрен автоматический поиск ошибок в модели процессов, нет возможности создать таблицу условий/решений для запуска процесса.
- В процессах нет возможности учесть календари рабочего времени сотрудников, запуск с периодичностью
и т. д. .
Битрикс24
Битрикс24 – это набор инструментов для работы и общения команды, повышения продаж и автоматизации бизнеса.
Все инструменты доступны в едином рабочем пространстве:
- Совместная работа. Помогает работать в офисе и на удалёнке: соцсеть компании, мессенджер, видеозвонки, календарь, почта, диск, база знаний, рабочие группы, бизнес-процессы и многое другое.
- CRM для продаж. Ведение клиентской базы, работа с покупателями и автоматизация сделок в CRM: контакт-центр, сквозная аналитика, приём оплаты, оформление доставки, складской учёт и другие инструменты для продаж.
- Задачи и проекты. Эффективная работа команды над задачами и проектами: популярные методики работы, учёт времени, фокусировка внимания, обсуждение в задачах, чек-листы и шаблоны, работа по Скрам.
- Сайты и магазины. Создание сайтов и интернет-магазинов без единой строчки кода: простой конструктор, готовые шаблоны, интеграция с CRM, адаптация для мобильных устройств и многое другое.
- Автоматизация. Ускорение процессов и избавление от рутинных операций, автоматизация работы со сделками, согласование документов, оплата счетов, отчётность без программирования.
Набор решений
Решения для совместной работы, CRM, для задач и проектов, сайтов и интернте-магазинов.
Плюсы
- Есть BI-возможности.
- Есть бесплатный тариф с ограниченной функциональностью.
Минусы
- По факту в качестве BPMS рассматривается
CRM-система . - При установке новой версии и релиза меняются настройки системы, сложно поддерживать то, что настроено для адаптации в конкретной компании.
- При локальной установке лицензия продается с ограничением действия на 1 год.
Таблица сравнения российских BPM-систем
Разработчик |
BPM-система |
Дизайнер процессов |
Управление документами |
Поддерживаемые нотации |
Элементы Process Intelligence и AI-сервисы |
Набор прикладных модулей |
Мониторинг процессов |
Варианты поставки ПО |
Принципы low-code/no-code |
---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Первая форма |
Хороший функциональный дизайнер |
Хорошо проработанный модуль |
|
Нет |
Широкий набор решений |
Пользовательский |
|
Low-code- платформа |
|
Directum RX |
Функциональный, интуитивно понятный |
Хорошо проработанный модуль. СЭД — ключевой продукт компании |
Своя нотация (упрощенная BPMN) |
Есть |
Экосистема хорошо проработанных модулей и решений |
|
|
No-/Low-code- платформа |
|
ELMA↗ |
ELMA365 |
Мощный, удобный, интуитивно понятный |
Решение для работы с документами приобретается отдельно |
|
Есть |
Широкий набор решений |
|
|
Low-code- платформа |
Comindware Business Application Platform 4 |
Мощный, функциональный дизайнер |
Есть модуль электронного документооборота |
|
Есть |
Много разнопрофильных модулей |
Пользовательский |
В облаке по подписке |
Low-code — платформа |
|
Docsvision |
Хороший функциональный дизайнер |
Хорошо проработанный модуль. СЭД — ключевой продукт компании |
Своя нотация |
Нет |
Есть несколько прикладных решений |
|
Локально бессрочно |
Low-code-платформа |
|
Pyrus |
Отсутствует |
Только кадровый документооборот |
Своя нотация |
Есть |
Есть несколько прикладных решений |
Пользовательский |
|
Low-code-платформа |
|
Visary BPM |
Приемлемый по функциональности дизайнер, минусы в настройке запуска процессов |
СЭД собственной разработки |
BPMN |
Есть |
Ограниченный функционал |
Пользовательский |
|
No/Low-code платформа |
|
Битрикс24 |
Развивающийся модуль, построенный на базе CRM |
Работа с документами есть, СЭД отсутствует |
Своя нотация |
Нет |
Развивающийся продукт |
Пользовательский |
В облаке по подписке |
Не указано |
*Исследование проведено на основе информации из открытых источников.