Обзор СЭД для крупного бизнеса: популярные системы

Как сэкономить время и деньги в ежедневном круговороте документов крупной компании, когда за месяц нужно обработать, распределить, направить исполнителям и на хранение более 10 тыс. документов разного формата? Конечно же — внедрить систему электронного документооборота (СЭД), которая возьмет на себя организацию полного жизненного цикла документов. Однако, система системе рознь, и компаниям категории business enterprise требуется ПО с большим набором функциональности, возможностью «закрывать» максимально возможное количество задач, гибкостью в настройке, способностью работать под большой нагрузкой. Кроме того, СЭД «для больших» должна соответствовать требованиям по информационной безопасности.

Для того чтобы вам было легче выбрать оптимальную для вашего бизнеса систему электронного документооборота, мы проанализировали рынок популярных сегодня ИТ-продуктов и составили обзор.

*Исследование проведено на основе информации из открытых источников.

Требования к СЭД для крупных компаний

В корпорациях и холдингах, управляемых в «ручном» режиме, быстро достигается предел эффективности. А если бизнес-ситуация меняется стремительно, то компания может оказаться парализованной. Поэтому оптимизация процессов — это приоритетная задача, и система электронного документооборота так же важна, как и системы управления финансами, производством, закупками, продажами и персоналом. Для максимального эффекта от цифровизации документооборота enterprise нужна не только электронная обработка входящей и исходящей корреспонденции, но и управление документооборотом в целом. Поэтому СЭД должна учитывать особенности крупного бизнеса:

• более 100 одновременно работающих в системе пользователей;
• обработка различных типов документов (бумажные, отсканированные и полученные по электронной почте);
• объемный внешний обмен документами (с партнерами, заказчиками, поставщиками);
• большое количество областей документооборота, требующих автоматизации (управленческий, кадровый, бухгалтерский, технический, договорной и т. п.);
• наличие на предприятии других ИТ-систем, с которыми потребуется интеграция;
• сложные и регулярно меняющиеся схемы согласования документов, большое количество согласующих из разных отделов;
• расположение офисов компании в разных городах и регионах;
• необходимость дорабатывать функционал СЭД под меняющиеся бизнес-процессы предприятия.

Поэтому при выборе систем для обзора мы учитывали специфику и опыт масштабного внедрения системы.

Directum RX

Интеллектуальная система управления бизнес-процессами и документами для крупного, среднего бизнеса и госорганов. Решения разработаны с учётом предметной области, рассчитаны на большое количество пользователей и настраиваются под существующие регламенты. Искусственный интеллект встроен в систему для распознавания и классификации входящих документов, генерации текста, сокращения рутинной работы.

СЭД «Дело»

Система с полным набором инструментов для управления документооборотом и делопроизводством, рассчитанная на максимальные нагрузки.

Комплексное решение, позволяющее оптимизировать бизнес-процессы организации и автоматизировать работу с большим объемом документов. Главные задачи — финансовый, договорной документооборот, работа с заявками, служебными записками, обращениями граждан, оказание государственных услуг и т. д.

«ДЕЛО» позволяет полноценно интегрировать СЭД в цифровую инфраструктуру предприятия:

• обмен данными — на основе ГОСТ Р 53898–2013, который устанавливает технические требования к электронному сообщению для взаимодействия СЭД;
• интеграция с офисными пакетами — бесшовное взаимодействие между СЭД и МойОфис и Microsoft Office.
• открытый API — возможность взаимодействия с любыми ИС (синхронизация записей, справочников и т. д.).

Логика: СЭД

Система электронного документооборота, управляющая полным жизненным циклом входящих, исходящих, внутренних, организационно-распорядительных и нормативных документов, резолюций, поручений, договоров и протоколов. Организует совместную работу над ними и автоматизирует бизнес-процессы.

СЭД LDM.Express

Облачный сервис для автоматизации внутренних бизнес-процессов и перехода в цифровой формат, рассчитанный на объемы производственных предприятий. Позволяет компаниям быстро получить готовую и настроенную СЭД.

СЭД Тезис

Готовое решение для организации электронного документооборота, а также автоматизации делопроизводства и управления бизнес-процессами, включая контроль исполнения поручений.

Возможности системы:

• для начала работы достаточно установить систему на сервер и заполнить справочники. Благодаря простому интерфейсу пользователи быстро осваивают основные принципы работы в системе.
• каждый пользователь получает веб-доступ к системе из любого браузера. Для работы с мобильных устройств есть облегчённая версия для планшетов и мобильное приложение.
• работает на любой СУБД и поддерживает основные операционные системы. Можно выбрать любой вариант внедрения и дальнейшего развития: с помощью вендора, самостоятельно или при участии сторонних разработчиков.