На первый взгляд, цифровым документам, в отличие от хрупкой бумаги, не нужны особые условия хранения. Но это не так: папка на рабочем компьютере или диск в облаке — это ещё не архив. В этой статье рассмотрим, что такое электронный архив (ЭА) с точки зрения нормативных актов, с чего начать его создание и на какие тонкости обратить внимание.
Что такое электронный архив
Выделяют два вида архивов:
- оперативный — для документов со сроком хранения до 10 лет. В качестве оперативного хранилища используют систему электронного документооборота (СЭД), работа ведётся по правилам классического делопроизводства;
- долговременный — для цифровых документов, которые нужно хранить больше 10 лет и бессрочно. Их необходимо передавать в электронный архив.
Электронный архив — это единая база данных для структурированного хранения цифровых документов, которая обеспечивает их сохранность и достоверность на протяжении всего срока. При формировании ЭА госорганы и частные организации опираются на приказ Росархива от
Бизнес может вести архив самостоятельно или отдать эту процедуру на аутсорсинг. Для бюджетных организаций подходит только вариант с созданием собственного хранилища.
Виды электронных хранилищ
Закон разрешает хранить цифровые документы на физических носителях (магнитные и оптические диски, накопители) и в системе хранения электронных документов (СХЭД). Требования к таким программам перечислены в разделе 10 приказа Росархива № 77, пункты 134–138.
В ЭА можно хранить только документы, созданные изначально в электронном виде, а также цифровые копии бумажных документов (не путать со
| Критерий | Съёмный носитель (диск, дисковый накопитель) | Система хранения электронных документов (СХЭД) | |
|---|---|---|---|
| В облаке | На локальном сервере | ||
|
Как организовано хранение |
Электронные документы записываются на физические носители и хранятся в запирающихся шкафах, сейфах. |
Аренда места в облачном хранилище на защищенном сервере. Не требуются затраты на покупку и поддержание специализированного оборудования, при этом документы хранятся по всем требованиям закона. |
Создание архива на базе собственной |
|
Какие задачи решает |
Только хранение |
|
|
|
Контроль целостности |
Необходимо поддерживать особые условия хранения (температура, влажность, наличие упаковки |
В фоновом режиме система: |
|
|
Уничтожение документов |
Сотрудники отслеживают сроки хранения вручную, затем уничтожается сам носитель. |
Система контролирует сроки хранения документов, в нужное время автоматически запускается процедура по экспертизе ценности, после оценки комиссии документ уничтожается. |
|
|
Риски утраты документа |
Есть риск устаревания форматов, возможны сложности с воспроизведением информации (особенно актуально для документов со сроком 75 лет и бессрочных). |
Гарантируется прочтение, воспроизведение и проверка подлинности сертификата ЭП. |
|
Как электронный архив документов обеспечивает юридическую силу при долговременном хранении
Одна из главных задач электронного архива — обеспечить целостность и воспроизводимость оригиналов на протяжении всего срока хранения. Сложность в том, что срок действия сертификатов электронных подписей ограничен, а форматы документов рано или поздно устаревают.
Рассмотрим, каким образом эти проблемы решает электронный архив:
- документы хранятся в общепринятом архивном формате PDF/A, чтобы даже десятилетия спустя не возникало сложностей с воспроизведением документа;
- используется стандарт электронной подписи
CAdES-A . Система отслеживает документы с истекающим сроком действия сертификата ЭП и своевременно накладывает на электронную подпись архивный штамп времени. Благодаря этой регулярной процедуре при необходимости (например, при передаче документов в суд) можно подтвердить, что на момент подписания документа сертификат ЭП был действителен.
Как электронный архив документов снижает нагрузку на архивную службу
Для архивистов, делопроизводителей, секретарей преимуществом архива является то, что после внедрения рутинные операции можно выполнять в несколько кликов. Особенно ощутимым эффект будет в организациях, где ежедневно обрабатываются сотни документов.
Какие именно операции автоматизированы в архиве электронных документов:
- приём документов в электронный архив, проверка на соответствие требованиям целостности и юридической значимости;
- размещение в ЭА: определение в дела, формирование описей, назначение прав;
- доступ к оригиналам, поиск (например, по атрибутам);
- регулярные процедуры, такие как проверка целостности и неизменности, проставление штампа времени;
- контроль сроков хранения и отбор дел к уничтожению.
«В Новосибирском госуниверситете экономики и управления весь жизненный цикл документа организован в электронном виде — от создания до архивного хранения. Нагрузка на архивистов и делопроизводителей снизилась в разы, а пользователям для доступа к архиву достаточно сделать несколько кликов в корпоративной системе. Не нужно тратить время на поход в архив и оформление пропуска, пользователь отправляет запрос в информационной системе Directum RX и ожидает от архивиста документы. Все действия с электронными оригиналами система фиксирует автоматически: выдачу доступов пользователям, создание архивной справки
и т. д. Отказ от бумаги и создание единой цифровой рабочей среды усилил корпоративную культуру в НГУЭУ: процессы стали прозрачными, возросла скорость ответов по внутренним вопросам вуза».
Наталья Лужанская, руководитель группы сопровождения информационных систем ФГБОУ ВО «НГУЭУ»
