Основные направления цифровизации: опыт ведущих компаний РФ

Тренд на цифровизацию не сдает позиций уже много лет. По данным исследования Ассоциации менеджеров за 2024 год, 90% российских компаний используют те или иные электронные инструменты в своей работе. Чаще всего это системы управления бизнес-процессами, цифровые экосистемы и сервисы искусственного интеллекта.

Процессы, которые оптимизируются благодаря электронным технологиям, разнятся в зависимости от отрасли и сферы деятельности организации. Однако можно выделить основные направления диджитализации.

Цифровизация классических процессов: делопроизводство и договорная работа

Сложно представить современную компанию, которая использует только бумажные документы. Большая часть документации сейчас либо создается сразу в электронном виде, либо сканируется и превращается в электронный файл. Цифровое делопроизводство сокращает время рутинных операций и высвобождает часы для более важных дел. Это возможно за счет автоматического распознавания реквизитов документов, цифрового согласования и подписания и отправки контента просто по нажатию кнопки — через сервисы электронного документооборота.

Системы цифровизации: СЭД, ECM, BPM, электронный архив.

«Наша компания сильно выросла, в том числе в плане количества работников. В результате, увеличилась операционная нагрузка на бизнес. В итоге мы пришли к решению — внедрить современную систему для внутреннего документооборота. В итоге значительно ускорилась работа с документами, сократилось количество рутины, появилась возможность удаленного взаимодействия. Около 70% сотрудников довольны системой, потому что с помощью нее можно очень быстро найти нужную документацию и запустить задачи по ней» (Cnews.ru).

Мария Шкаева
директор по правовым вопросам Bonduelle, лидер проекта по автоматизации бизнес-процессов

Цифровизация кадровых процессов

Сюда относится большой блок задач:

• поиск и прием работников;
• оформление отпусков;
• организация командировок;
• перевод сотрудников на другие должности;
• ознакомление с документами;
• анализ работы персонала и повышение квалификации.

Цифровизация кадровых процессов особенно необходима крупным компаниям и организациям с представительствами в разных городах или странах. Любой вопрос в этом случае решится буквально по клику — не нужно отправлять документы и долго ждать ответ или ехать в головной офис для подписания бумаг.

Системы цифровизации: HRM, ERP, BPM, ECM.

Уведомления о подписании документов прямо в мобильном приложении

«Переход к цифровым кадровым процессам — важный этап для улучшения и упрощения работы наших сотрудников. Все необходимые документы можно подписать в любое время и где угодно — доступ к файлам настроен в мобильном приложении.

Кроме того, значительно сократилось количество документов, которые нужно хранить HR-специалистам, а остальные сотрудники тратят меньше времени на подписание бумаг» (Lenta.com).

Татьяна Юркевич
директор по персоналу «Лента»

Цифровизация бухгалтерии

Обработка бумажных документов, подготовка к проверкам контролирующих служб — больше не проблема. Цифровизация бухгалтерии охватывает несколько процессов: прием и регистрацию документации из разных каналов поступления, обработку скан-копий, хранение файлов в едином финансовом архиве.

Системы цифровизации: ECM, ERP, электронный архив, подключение к сервисам ЭДО.

«Мы завершили первый этап пилотного проекта по внедрению ИИ для распознавания входящих первичных документов от поставщиков. Нам удалось выстроить сквозную цепочку работы с документом: от появления и обработки скана, до отражения его в учетной системе, переложив эти функции на сторону машины. Точность классификации документов составляет 90–95%, корректность извлечения реквизитов 85–92%, а точность сопоставления номенклатуры 80%» (Tadviser.ru).

Иван Медведев
начальник отдела ИТ КАО «Азот»

Цифровизация обслуживания клиентов

Включает использование диджитал-инструментов для улучшения коммуникации с внутренними и внешними заказчиками, повышения качества сервиса и уровня лояльности клиентов. Например, это может быть Service Desk — единое окно для приема и регистрации заявок пользователей. Каждое обращение уходит по своему регламенту и попадает конкретному исполнителю: починить стул — в административно-хозяйственную службу, выдать права доступа — в ИТ-отдел.

Интерфейс Service Desk

Системы цифровизации: ESM, ITSM, Service Desk, Help Desk.

«Мы завершили первый этап пилотного проекта по внедрению ИИ для распознавания входящих первичных документов от поставщиков. Нам удалось выстроить сквозную цепочку работы с документом: от появления и обработки скана, до отражения его в учетной системе, переложив эти функции на сторону машины. Точность классификации документов составляет 90–95%, корректность извлечения реквизитов 85–92%, а точность сопоставления номенклатуры 80%» (Tadviser.ru).

Наталья Лысенко
ИТ-руководитель ОАО «Волжский абразивный завод»

Цифровизация уровнем выше: искусственный интеллект

Кажется, если компания уже на протяжении нескольких лет работает в цифровой инфраструктуре, то улучшать там уже нечего. Это не так. С развитием искусственного интеллекта (ИИ) привычные системы управления процессами приобретают новые функции. Например, ИИ-сервисы могут:

• сокращать процент ошибок в документах;
• извлекать информацию и заполнять карточки документов;
• определять, кому отправить файл на согласование и подписание;
• готовить проекты резолюций;
• сравнивать электронную и скан-версию договора;
• ускорять поиск нужного контента и сокращать рутинные операции.

ИИ-сервисы подсвечивают изменения в документе

«Мы используем ИИ-сервисы в части обработки и верификации договоров. Время — самый ценный и невосполнимый ресурс человека, поэтому наша компания сделала ставку на искусственный интеллект, который бы эту ценность у сотрудников не забирает. Через специалиста проходит 14 тысяч договоров в год — это огромная работа. ИИ-инструменты практически мгновенно обозначают места, где есть расхождения и следует усилить контроль. В итоге на обработку одного договора уходит не больше минуты» (Rbc.ru).

Елена Сергеева
руководитель юридической функции IDS Borjomi Russia & Belarus

Таким образом, чем больше процессов переведено в цифру, тем больше шансов у компании выйти на более высокий уровень работы как с внутренними, так и с внешними заказчиками, и при этом сократить издержки и повысить конкурентоспособность.