В условиях цифровизации ведение бизнеса становится динамичнее. Успешную работу любой организации сложно представить без информационных технологий. Внедрение умных решений приносит видимые положительные результаты: приводит к росту прибыли, помогает снизить издержки, повысить конкурентоспособность, укрепить позиции на рынке. Ключевой инструмент, который помогает двигаться вперед — корпоративная система.
Выбор той, которая подойдет вашей компании, может стать сложным и трудоемким. В начале пути к автоматизации важно проанализировать и зафиксировать ваши уникальные потребности и цели, не упускать из вида то, что разные задачи требуют разных подходов.
В этой статье рассмотрим основные классы корпоративных систем, их особенности и роль в развитии бизнеса.
Если только примеряетесь к выбору, рекомендуем к прочтению.
СЭД
Системы электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, которое позволяет автоматизировать процессы создания, обработки, хранения и обмена электронными документами в организации.
СЭД используются в различных отраслях предприятиями самых разных масштабов. Основной ресурс, который помогают сохранить СЭД — время, а оно имеет одинаковую ценность для всех.
Еще о преимуществах внедрения СЭД:
- Повышение конкурентоспособности. Электронный документооборот и цифровые процессы ускоряют поставку услуг клиентам, укрепляя позиции компании на рынке.
- Развитие корпоративной культуры и быстрая адаптация новых сотрудников. Система хранит всю необходимую корпоративную информацию и уведомляет работников о новой.
- Конфиденциальные данные надёжно защищены. Доступ к информации регулируется правами доступа, а все действия с документами фиксируются. Это предотвращает утечку данных.
Чтобы не ошибиться с выбором, стоит запомнить, что СЭД должна соответствовать определенным критериям:
- включать возможность создания, редактирования и подписания документов непосредственно в системе;
- поддерживать работу с электронными подписями (ЭП) для обеспечения юридической значимости документооборота;
- иметь возможность масштабирования — с подключением новых пользователей, видов задач и объемов документооборота;
- быть понятной и простой в администрировании и использовании;
- предусматривать возможность интеграции с уже существующими в компании системами и сервисами.
На самом деле, список немного шире. Познакомьтесь с лидерами российского рынка СЭД среди небольших компаний, чтобы облегчить себе выбор.
ECM
ECM-системы (Enterprise Content Management) — это класс информационных систем, которые помогают управлять корпоративным контентом. Они используются для автоматизации процессов создания, хранения, обработки и распространения информации в организации.
Основная цель ЕСМ — перевести работу с контентом в цифру. В этом же и ее отличие от СЭД, которая специализируется на управлении именно электронными документами, а ECM охватывает более широкий спектр задач по управлению.
ECM как вид корпоративной системы берет на себя такие задачи:
- управление документами и другим контентом;
- передачу контента по заданным маршрутам (workflow);
- архивирование;
- совместную работу с документами;
- формирование базы знаний.
Работа с электронными документами также поддерживается и регулируется государством. С 2023 года при подписании электронных документов от имени организации сотрудники должны использовать сертификат физлица в связке с машиночитаемыми доверенностями (МЧД).
Фото: Tadviser
BPM
Еще один верный союзник в управлении бизнесом —
ВРМ-системы (Business Process Management). Это информационные системы, которые помогают автоматизировать, оптимизировать и управлять процессами. Они позволяют компаниям повысить эффективность работы, снизить риски и улучшить качество обслуживания клиентов.
- выявлять «узкие места» в процессах;
- контролировать выполнение работ;
- анализировать и планировать дальнейшие шаги.
Фото: Directum
На рынке отечественного ПО уже закрепились программы и сервисы с
Управление проектами
Если ваш бизнес часто работает над длительными и многоэтапными задачами, организовать процесс эффективно помогают информационные системы управления проектами (ИСУП), которые:
- обеспечивают коммуникацию между сотрудниками, работающими в команде;
- хранят информацию по проектам;
- отслеживают задачи, включая сроки, ключевые точки, этапы и пр.;
- собирают данные статистики и анализов.
С сентября прошлого года найти подходящее импортонезависимое
КЭДО
Системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) являются основой для эффективного управления персоналом. Они обеспечивают чёткость и порядок, а также фиксируют историю в компании каждого сотрудника от момента трудоустройства до планирования и развития карьеры.
Системы КЭДО могут стать незаменимыми помощниками в организации
- дистанционным приёмом на работу;
- планированием и организацией отпусков;
- командировками;
- оформлением справок и больничных листов.
Например, чтобы взять отгул, сотрудникам больше не нужно тратить время на множество рутинных действий, просто чтобы поставить свою подпись на бумаге — системы КЭДО дают возможность использовать электронные подписи (ЭП).
К основным преимуществам использования КЭДО относят экономию времени, снижение вероятности ошибок, повышение эффективности работы и улучшение коммуникации между кадровыми специалистами и работниками.
При выборе системы для кадрового электронного документооборота стоит уделить внимание этому обзору.
Рынок
Мы рекомендуем крупным организациям со множеством сложных процессов обратить внимание на те продукты, которые предлагают экосистемный подход. То есть сразу включают в себя сервисы с искусственным интеллектом, управлением проектами, кадровыми и договорными процессами, работу с юридически значимым контентом. Такой выбор поможет вам выстроить комфортную работу во всех сферах, будет соответствовать всем потребностям компании, а еще сэкономит ценное время.
Не упускайте из вида, что ни одна система не сможет подойти абсолютно всем. Анализируйте свою компанию, доверяйте цифровизации и делайте правильный выбор!
