Типы корпоративных систем: технологии, которые помогают управлять бизнесом

В мире корпоративных систем: технологии, которые помогают управлять бизнесом

В условиях цифровизации ведение бизнеса становится динамичнее. Успешную работу любой организации сложно представить без информационных технологий. Внедрение умных решений приносит видимые положительные результаты: приводит к росту прибыли, помогает снизить издержки, повысить конкурентоспособность, укрепить позиции на рынке. Ключевой инструмент, который помогает двигаться вперед — корпоративная система.

Выбор той, которая подойдет вашей компании, может стать сложным и трудоемким. В начале пути к автоматизации важно проанализировать и зафиксировать ваши уникальные потребности и цели, не упускать из вида то, что разные задачи требуют разных подходов.
В этой статье рассмотрим основные классы корпоративных систем, их особенности и роль в развитии бизнеса.

Если только примеряетесь к выбору, рекомендуем к прочтению.

СЭД

Системы электронного документооборота (СЭД) — это программное обеспечение, которое позволяет автоматизировать процессы создания, обработки, хранения и обмена электронными документами в организации.

СЭД используются в различных отраслях предприятиями самых разных масштабов. Основной ресурс, который помогают сохранить СЭД — время, а оно имеет одинаковую ценность для всех.

Еще о преимуществах внедрения СЭД:

  1. Повышение конкурентоспособности. Электронный документооборот и цифровые процессы ускоряют поставку услуг клиентам, укрепляя позиции компании на рынке.
  2. Развитие корпоративной культуры и быстрая адаптация новых сотрудников. Система хранит всю необходимую корпоративную информацию и уведомляет работников о новой.
  3. Конфиденциальные данные надёжно защищены. Доступ к информации регулируется правами доступа, а все действия с документами фиксируются. Это предотвращает утечку данных.

Чтобы не ошибиться с выбором, стоит запомнить, что СЭД должна соответствовать определенным критериям:

  • включать возможность создания, редактирования и подписания документов непосредственно в системе;
  • поддерживать работу с электронными подписями (ЭП) для обеспечения юридической значимости документооборота;
  • иметь возможность масштабирования — с подключением новых пользователей, видов задач и объемов документооборота;
  • быть понятной и простой в администрировании и использовании;
  • предусматривать возможность интеграции с уже существующими в компании системами и сервисами.

На самом деле, список немного шире. Познакомьтесь с лидерами российского рынка СЭД среди небольших компаний, чтобы облегчить себе выбор.

ECM

ECM-системы (Enterprise Content Management) — это класс информационных систем, которые помогают управлять корпоративным контентом. Они используются для автоматизации процессов создания, хранения, обработки и распространения информации в организации.

Основная цель ЕСМ — перевести работу с контентом в цифру. В этом же и ее отличие от СЭД, которая специализируется на управлении именно электронными документами, а ECM охватывает более широкий спектр задач по управлению.

ECM как вид корпоративной системы берет на себя такие задачи:

  • управление документами и другим контентом;
  • передачу контента по заданным маршрутам (workflow);
  • архивирование;
  • совместную работу с документами;
  • формирование базы знаний.

Работа с электронными документами также поддерживается и регулируется государством. С 2023 года при подписании электронных документов от имени организации сотрудники должны использовать сертификат физлица в связке с машиночитаемыми доверенностями (МЧД).

ИТ-компании продолжают развивать свои решения под требования законодательства. При выборе ECM-системы можно опираться на данные из исследований и обзоров профильных изданий.

Фото: Tadviser

BPM

Еще один верный союзник в управлении бизнесом — ВРМ-системы (Business Process Management). Это информационные системы, которые помогают автоматизировать, оптимизировать и управлять процессами. Они позволяют компаниям повысить эффективность работы, снизить риски и улучшить качество обслуживания клиентов.

ВРМ-системы помогают:

  • выявлять «узкие места» в процессах;
  • контролировать выполнение работ;
  • анализировать и планировать дальнейшие шаги.

ВРМ-системы фокусируются на бизнес-процессах, их оптимизации и автоматизации, а ЕСМ-системы ответственны за управление корпоративным контентом. Нельзя сказать, что такой вид системы не подходит для документооборота, но все же функции по работе с контентом здесь развиты не так, как в ECM.

Фото: Directum

На рынке отечественного ПО уже закрепились программы и сервисы с AI-технологиями. Самое время обратить внимание на обзор и оценить результаты сравнительного анализа лидеров.

Управление проектами

Если ваш бизнес часто работает над длительными и многоэтапными задачами, организовать процесс эффективно помогают информационные системы управления проектами (ИСУП), которые:

  • обеспечивают коммуникацию между сотрудниками, работающими в команде;
  • хранят информацию по проектам;
  • отслеживают задачи, включая сроки, ключевые точки, этапы и пр.;
  • собирают данные статистики и анализов.

С сентября прошлого года найти подходящее импортонезависимое ИТ-решение было главным вызовов для организаций. На отечественном рынке появились качественные альтернативы.

КЭДО

Системы кадрового электронного документооборота (КЭДО) являются основой для эффективного управления персоналом. Они обеспечивают чёткость и порядок, а также фиксируют историю в компании каждого сотрудника от момента трудоустройства до планирования и развития карьеры.

Системы КЭДО могут стать незаменимыми помощниками в организации бизнес-процессов, связанных с:

  • дистанционным приёмом на работу;
  • планированием и организацией отпусков;
  • командировками;
  • оформлением справок и больничных листов.

Например, чтобы взять отгул, сотрудникам больше не нужно тратить время на множество рутинных действий, просто чтобы поставить свою подпись на бумаге — системы КЭДО дают возможность использовать электронные подписи (ЭП).

К основным преимуществам использования КЭДО относят экономию времени, снижение вероятности ошибок, повышение эффективности работы и улучшение коммуникации между кадровыми специалистами и работниками.

При выборе системы для кадрового электронного документооборота стоит уделить внимание этому обзору.

Рынок ИТ-решений предлагает множество устойчивых и эффективных разработок. Но стоит понимать, что для удовлетворения полного спектра потребностей вашей компании эти системы часто будут требовать интеграции с другими.

Мы рекомендуем крупным организациям со множеством сложных процессов обратить внимание на те продукты, которые предлагают экосистемный подход. То есть сразу включают в себя сервисы с искусственным интеллектом, управлением проектами, кадровыми и договорными процессами, работу с юридически значимым контентом. Такой выбор поможет вам выстроить комфортную работу во всех сферах, будет соответствовать всем потребностям компании, а еще сэкономит ценное время.

Не упускайте из вида, что ни одна система не сможет подойти абсолютно всем. Анализируйте свою компанию, доверяйте цифровизации и делайте правильный выбор!

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *