Что это?
КЭДО (кадровый электронный документооборот) — это ведение документов, фиксирующих взаимоотношения работника и работодателя, в электронном виде без использования бумажных копий.
Для чего?
Если бы не мировые события 2020–2021, то можно было бы сказать, что КЭДО внедряют только для оптимизации кадровых процессов внутри компании. Однако после всеобщей удаленной работы, карантинных ограничений, а также Эксперимента Минтруда РФ по использованию электронных документов, связанных с работой, в ТК РФ появился раздел «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений». Помимо этого, хотя использование КЭДО не является обязательным и часто ведется дублирование документов на бумажных носителях, госорганы уже принимают часть кадровых отчетов в электронном виде. Из чего можно предположить, что на определенном этапе ведение электронного кадрового документооборота станет если не обязательным, то желательным.
КЭДО внедряют для:
- ускорения кадровых процессов: все нужные документы доступны для работы в любое время в смартфоне или корпоративной системе;
- снижения расходов: не нужно распечатывать документы и для отправки и вызывать курьера — в КЭДО все это делается за несколько кликов и ничего не теряется;
- снижения количества ошибок при работе с кадровыми документами: данные в системе заполняются автоматически;
- повышения дисциплины: в КЭДО нельзя заполнить документ задним числом, а система напоминаний и уведомлений не даст пропустить сроки обработки.
- повышения конкурентоспособности: значительно упрощается работа с удаленными сотрудниками и с филиалами компании в других городах.
Стоит отметить, что современные системы КЭДО умеют работать с привлечением ИИ и интегрируются с учетными и корпоративными системами, значительно расширяя свои возможности. Например, становится возможным создавать и обрабатывать кадровые документы на основе сканов паспорта и трудовой сотрудника без привлечения ручного труда.
Как это работает?
Работа с КЭДО строится из нескольких последовательных шагов:
- компания выбирает поставщика электронных подписей — они нужны для удостоверения сотрудников;
- определяется набор документов, которые будут переведены в электронный вид;
- компания получает от сотрудников согласие на работу с КЭДО;
- сотрудники получают свои личные электронные подписи.
Дальнейшая работа с КЭДО достаточно прямолинейна:
Источник: https://huntflow.ru
Однако надо помнить, что еще остаются документы, ведение которых обязательно в бумажном виде,
- приказ об увольнении сотрудника;
- акты о несчастных случаях на производстве;
- регистрация прохождения инструктажа по охране труда.
