Средний, малый и даже микробизнес в России всё чаще задумывается об автоматизации процессов и документооборота. Цифровые решения помогают экономить время сотрудников, повышать эффективность бизнеса и быстро масштабироваться. В первую очередь компании приобретают бухгалтерские и складские программы, а также системы электронного документооборота.
Выбрать подходящую СЭД — непросто. На рынке много продуктов, которые закрывают одни и те же потребности. Отличия на первый взгляд не видны, а цены, напротив, разнятся.
Как выбрать систему и получить максимальный эффект — подскажет этот обзор. В него вошли лидеры российского рынка СЭД среди небольших компаний: Directum Lite, DocsVision, ELMA365, 1С: Документооборот, Дело и DocsVision, 1С: Документооборот, Битрикс24.
Формально Битрикс24 не СЭД и имеет ограниченные возможности для работы с документами, но система включает в себя сразу множество сервисов, поэтому пользуется популярностью в сегменте СМБ.
Также в обзор вошли бесплатные онлайн-сервисы от Яндекс, Google, Mail.ru, мессенджеры, инструменты для планирования и ведения проектов, которые часто используют небольшие организации и ИП вместо единой системы.
Сравнение систем электронного документооборота (СЭД) для малого и среднего бизнеса
| Критерий |
Дело↗ |
Бесплатные инструменты↗ |
|||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Описание | Система электронного документооборота для среднего и малого бизнеса. Помогает организовать электронный документооборот и избавляет от хаоса в рабочих задачах, договорах и счетах на оплату, делопроизводстве, совещаниях, проектах. | СЭД/ECM-платформа для автоматизации документооборота, создания корпоративных электронных архивов и управления бизнес-процессами. |
Система электронного документооборота для автоматизации работы с документами и цифровизации широкого круга бизнес-процессов. | Современная ECM-система с широким набором возможностей для управления деловыми процессами и совместной работой сотрудников. | BPM-система для автоматизации и роботизации бизнес-процессов. Позволяет перевести все операции с документами в безбумажный формат, организовать электронную канцелярию и обеспечить надежное хранение данных. | Онлайн-сервис, в котором собраны инструменты для работы компании и управления бизнесом. | Бесплатные общедоступные инструменты — облачные хранилища файлов, документов и таблиц, календари, электронная почта, мессенджеры, бесплатные scrum-сервисы. |
| Варианты поставки | |||||||
| Облако | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Локальный сервер | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Возможности | |||||||
|
Управление документами: возможности согласования, наличие карточки документа с реквизитами, возможности фильтрации, просмотра версий, разные способы создания документа, история изменений |
✅ | ✅ |
✅ ограничения: нет возможности одновременно редактировать документ несколькими пользователями, создавать документ с помощью drag-and-drop, фильтровать по столбцам, нельзя скрывать версии документов, множество опций платные, например сканирование |
✅ | ✅ |
✅ ограничения: нет карточки документа, невозможно посмотреть историю измнений, нет возможности создавать новые версии документа |
✅ только базовые функции: создание, хранение, совместный доступ, примечания |
| Делопроизводство | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Договоры и счета | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
❌ поддерживается создание по шаблонам, но нет возможности автоматизировать весь процесс |
❌ |
| Постановка задач | ✅ | ✅ |
✅ ограничение: нет оповещения о новых задачах по email |
✅ ограничение: нельзя свернуть или отфильтровать задачи |
✅ | ✅ | ❌ |
|
Управление проектами: создание и управление проектными документами, организация папки документов по проекту, управление ролями участников проекта, планирование проектов, отслеживание задач по проекту и контроль сроков течения проекта по плану и по факту |
✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
✅ для небольших проектов |
|
Управление совещаниями: формирование повестки, протокола, поручений |
✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
❌ только календарь |
| Корпоративная база знаний | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ❌ |
| Канбан-доски | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Поддержка КЭП, бесплатная ПЭП | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
❌ только ПЭП |
❌ |
| Возможности интеграции | |||||||
| 1С |
✅ готовый коннектор |
✅ через шлюз |
❌ | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ |
| Диадок | ✅ | ✅ | ✅ |
❌ есть свой сервис, который позволяет обмениваться документами через роуминг |
✅ | ❌ | ❌ |
| Офисные приложения | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
✅ отдельное решение от партнера |
✅ |
| Удобство доступа | |||||||
| Мобильное приложение | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Веб-клиент | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Внедрение/обучение | |||||||
| Возможность посчитать стоимость на сайте |
✅ калькулятор ПО |
✅ прайс-лист на тарифы ПО |
✅ прайс-лист на ПО и услуги внедрения |
✅ прайс-лист на ПО |
✅ калькулятор ПО |
✅ прайс-лист на тарифы ПО |
Не требуется |
| Low-no-code инструменты для быстрой настройки | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Готовый набор услуг по внедрению и настройке | ✅ | ❌ |
✅ возможные готовые услуги представлены в прайс-листе |
❌ | ❌ | ❌ | Не требуется |
| Cопровождение специалистами вендора | ✅ |
❌ только для крупных клиентов |
✅ | ❌ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Справка | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Курсы для обучения | ✅ | ✅ |
❌ обучение только в виде сопровождения по документации по продукту |
❌ обучением занимаются партнеры по часовой ставке |
✅ |
❌ обучением занимаются партнеры по часовой ставке |
❌ |
|
Возможность протестировать демоверсию |
✅ | ✅ |
✅ только при общении с менеджером |
✅ | ✅ | ✅ | Не требуется |
| Есть сценарии для теста демонстрационной версии | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | ❌ | Не требуется |
| Сроки внедрения | 5 – 25 рабочих дней | 2 – 3 месяца | нет информации |
1 – 3 месяца зависит от опыта франчайзи |
2 – 3 месяца | 20 рабочих дней |
❌ описание и настройка процессов с использованием множества сервисов, а также обучение сотрудников отнимает время |
| Есть сообщество для обмена опытом |
✅ доступ бесплатный для всех |
❌ | ❌ | ❌ |
✅ для клиентов бесплатно |
✅ доступ платный |
❌ |
Обзор подготовлен на основе данных, взятых из открытых источников в марте 2024 года.
