Популярность КЭДО продолжает расти, для крупного и среднего бизнеса он становится стандартом кадровой работы. На фоне того, как в цифровой формат переходит всё больше процедур, требования к ИТ-системам возрастают.
От них ждут поддержки сквозных процессов, гибкой настройки, масштабируемости и полного соответствия законодательству. В этом обзоре сравним топовые системы кадрового документооборота и рассмотрим, какие возможности они дают компании.
Что такое система КЭДО и зачем она нужна бизнесу?
Кадровый электронный документооборот — способ организации кадрового делопроизводства, при котором документы создаются, согласовываются, подписываются и хранятся в электронном формате. Так компании удается полностью или частично отказаться от бумажных процедур, но сохранить их юридическую значимость.
Чтобы цифровизировать процессы, нужно установить специализированное ПО — системы кадрового документооборота. Они помогают работать с документами в едином электронном пространстве.
Преимущества кадрового ЭДО
Он значительно экономит трудозатраты сотрудников и руководителей. Не нужно распечатывать документы, передавать их между подразделениями, лично собирать подписи — все процедуры быстро совершаются в системе.
Кадровым специалистам проще готовить документы, организовывать ознакомление сотрудников с локальными нормативными актами (ЛНА), составлять график отпусков и т.д. Кроме того, сокращаются операционные расходы на документооборот: закупка бумаги, чернила для принтера, курьерская доставка и др.
Решения для HR-процессов:
- Ускоряют подписание документов. Благодаря настроенным маршрутам согласования приказы, заявления, положения и т.д. быстро проходят необходимые этапы обработки. Каждый участник процесса может подписать документ электронной подписью даже с мобильного устройства.
- Поддерживают массовое подписание документов. С помощью одной кнопки можно утвердить пакет из нескольких приказов, локальных нормативных актов или допсоглашений.
- Упрощают работу с филиалами. Документы не нужно отправлять почтой или курьером при территориально распределенной структуре, дочерние и зависимые общества, представительства функционируют в единой системе.
- Делают удобнее взаимодействие с удаленными сотрудниками. Трудоустройство, ознакомление с ЛНА, оформление отпуска и другие HR-процессы организованы в цифровом формате, работникам не надо посещать офис.
- Защищают компанию при проверках надзорных органов. Документы хранятся в электронном виде, нужный файл можно найти за несколько секунд. Доступны история действий и изменений в версиях, проверка подписей.
- Стандартизируют документы. Настроенные шаблоны задают единый формат, снижают риск ошибок и неточностей.
Кроме того, цифровизация сводит к минимуму потерю документов. Бумажные экземпляры могут затеряться в архиве или при доставке. В КЭДО они всегда доступны в электронном виде, удобно контролировать весь их жизненный цикл.
Возможности систем кадрового документооборота
Системы переводят в цифровой вид кадровые документы и все основные HR-процессы — от приема на работу до увольнения. Их можно подписывать с помощью электронной подписи (ЭП), которая приравнивается к собственноручной и имеет юридическую значимость.
Вместе с тем ИТ-решения дают возможность:
- Настраивать шаблоны с учетом особенностей бизнеса. Это экономит время при создании наиболее востребованных документов: трудовых договоров, приказов, дополнительных соглашений, заявлений и т.д. Система автоматически заполняет данные о сотруднике и компании, специалисту остается проверить и при необходимости внести недостающую информацию.
- Настраивать маршруты. Можно формировать порядок согласования и подписания документов так, чтобы сотрудники и руководители получали их в нужный момент.
- Настраивать интеграцию с информационными базами 1С и другими решениями. Благодаря этому синхронизируется организационная структура, данные о сотрудниках, зарплатах и другая необходимая информация.
- Контролировать жизненный цикл кадровых документов. Решения для HR-задач поддерживают создание, ознакомление, согласование, подписание, выгрузку и поиск файлов по дате, ФИО сотрудника, типу документа, подразделению.
- Управлять сроками. Система автоматически напоминает о документах, которые надо согласовать или подписать, отображает текущий статус и избавляет кадровых специалистов от ручного мониторинга процессов.
- Анализировать процессы и делать их более управляемыми. Руководители и специалисты отслеживают, где возникают задержки, и могут вовремя повлиять на ситуацию.
Некоторые системы используют ИИ, чтобы распознавать документы. Интеллектуальные инструменты извлекают и анализируют текстовый слой, заполняют на его основе карточки документов. Это помогает в короткие сроки перенести бумажные экземпляры и скан-копии в цифровой формат.
Как перейти на кадровый ЭДО
Важно определить, что требуется именно вашей компании. Для этого нужно пройти несколько этапов:
- Провести аудит процессов
Надо проанализировать жизненный цикл каждого документа: порядок его создания, маршруты согласования и подписания, требования к хранению, разграничению прав доступа и архивированию.
На этапе аудита часто выявляются избыточные и дублирующие, устаревшие регламенты, которые лучше оптимизировать или исключить еще до внедрения. Так в цифру перейдут только действительно эффективные процессы. - Определить приоритетные функции
Не получится перевести в электронный формат одновременно всё и сразу. На первом этапе нужно определить, цифровизация каких задач даст наибольший эффект. Обычно это самые трудоемкие операции: оформление отпусков, ознакомление с ЛНА и т.д. - Выбрать поставщика
Важно оценивать: поддерживаемые типы электронной подписи, варианты поставки (локальная или облачная), интеграции с учетными системами, инструменты для гибкой настройки без кода или с его минимальным объемом (no-/low-code), масштабируемость, удобство интерфейса. - Настроить интеграции
Необходимо, чтобы КЭДО вписывался в существующую ИТ-инфраструктуру компании. В частности, нужна связь с учетными системами, это исключит дублирование данных, снизит вероятность ошибок и обеспечит единое информационное пространство.
Интеграция может быть частичной или полной. В первом случае кадровому специалисту придется работать в разных программах, во втором — он выполняет задачи в режиме одного окна. - Обучить работе в системе
Цифровые решения не принесут ожидаемых результатов, если нет понимания, как ими пользоваться. Обучение должно охватывать все категории персонала: администраторов системы, специалистов кадровой службы, руководителей, рядовых сотрудников. Программы стоит адаптировать под задачи и особенности этих групп.
Надо готовить разные обучающие форматы: вебинары, инструкции, видеоуроки, статьи в базе знаний и т.д. На этапе внедрения можно запустить отдельную линию техподдержки или назначить внутренних экспертов, которые помогут сотрудникам разобраться с системой. Кроме того, необходимо донести до работников, для чего нужна цифровизация и чем она полезна для них. - Выявить недочеты и оптимизировать систему
После запуска важно оценить, насколько решение отвечает потребностям пользователей и бизнеса. Для этого необходимо собрать обратную связь, уточнить реальные сценарии применения, на их основе доработать ИТ-продукт и адаптировать обучающие материалы и инструкции. После этого можно тиражировать систему на другие кадровые процессы.
Чтобы вам было проще ориентироваться среди всех решений и систем, мы подготовили обзор лучших КЭДО от ведущих вендоров.
Сравнительная таблица возможностей и рейтинг российских систем КЭДО
При подборе ИТ-решения для КЭДО представители компаний часто оценивают систему по таким критериям:
Именно эти параметры стали главными при составлении рейтинга КЭДО. Он основан на сравнении популярных на рынке систем кадрового электронного документооборота — Directum HR Pro, HRlink, 1С:Кабинет сотрудника, VK HR Tek, ELMA365 КЭДО, Контур.КЭДО, Saby.
Справка
Directum HR Pro — экосистема цифровых решений для управления персоналом. Помогает выстроить в электронном виде документооборот и HR-процессы любой сложности. Состоит из готовых решений и строится по принципу конструктора — переходить в цифру можно поэтапно, начиная с самых актуальных задач. Единая точка входа для сотрудников — суперприложение с ИИ-помощником, который отвечает на вопросы 24/7. За счет готового коннектора к 1С и открытого API для бесшовной синхронизации с другими HRM-решениями в компании легко сформировать единое информационное пространство для управления персоналом.
HRlink — это готовое решение для кадрового электронного документооборота, которое можно внедрить в короткий срок. Продукт помогает создавать и подписывать документы в цифровом виде в соответствии с 377-ФЗ. Интегрируется с популярными системами, прост и понятен в использовании как для рядовых сотрудников, так и для специалистов по кадровому делопроизводству.
1С: Кабинет сотрудника — сервис с привычным интерфейсом 1С для взаимодействия сотрудников и бухгалтерии по кадровым вопросам. В программе можно создавать приказы об отпуске, приеме, переводах в другой отдел.
VK HR Tek — система для безбумажного обмена кадровыми документами на едином портале. Обладает функциональностью для цифровизации найма. Интегрируется с 1С:ЗУП, БОСС-кадровик, Битрикс и другими платформами.
ELMA365 КЭДО — решение для электронного взаимодействия между сотрудником и работодателем, охватывающее все кадровые процессы от трудоустройства до увольнения. Система дает возможность создавать, подписывать и хранить кадровую документацию в электронном формате без необходимости дублировать на бумаге.
Контур. КЭДО — официальный оператор ЭДО и аккредитованный удостоверяющий центр. Сервис предоставляет возможность безопасного и надежного хранения данных, согласования, подписания и ознакомления с документами.
Saby — система КЭДО для бизнеса, которая помогает перевести в цифру любые кадровые документы, поддерживает все виды электронных подписей и предлагает готовое решение для интеграции с 1С. Есть возможность работать в личном кабинете удаленно с любого устройства.
*Исследование проведено на основе информации из открытых источников
| Directum HR Pro↗ | HRlink↗ | 1С:Кабинет сотрудника↗ | VK HR Tek↗ | ELMA365 КЭДО↗ | Контур.КЭДО↗ | Saby↗ | |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Экосистемность | |||||||
| Наличие экосистемы решений для автоматизации широкого круга бизнес-процессов на одной платформе | Требуется интеграция. | Требуется интеграция. | |||||
| КЭДО | |||||||
| Массовое подписание | |||||||
| Формирование списков ЛНА | |||||||
| Сбор и подписание согласий |
Функция доступна для пользователей продукта Startlink.
|
||||||
| HR-процессы | |||||||
| Планирование, оформление и согласование отпусков, контроль пересечений, синхронизация данных по остаткам дней отдыха | |||||||
| Онлайн-прием с удаленной идентификацией кандидата через ЕСИА | Через дополнительный модуль. | Есть онлайн-прием, но нет удаленной идентификации через ЕСИА. | Есть онлайн-прием, но нет удаленной идентификации через ЕСИА. | ||||
| Наличие интеллектуальных механизмов для распознавания документов при трудоустройстве | Функции ИИ доступны для пользователей продукта Startlink. | Функции ИИ доступны после приобретения дополнительного модуля. | |||||
| Командировки (оформление документов для деловой поездки, согласование лимитов) | Только оформление и согласование заявления. Остальная функциональность доступна через тревел-сервисы и 1С. | Только создание и согласование заявления на командировку. | Только оформление и согласование заявления. Остальная функциональность доступна через тревел-сервисы и 1С. | Только оформление и согласование заявления. Остальная функциональность доступна через тревел-сервисы и 1С. | |||
| Гибкость | |||||||
| Возможность настройки маршрутов через визуальный редактор | |||||||
| Настройка сложных маршрутов согласования и подписания документов с разными критериями Например: • система вычисляет срок выполнения задачи в зависимости от часового пояса сотрудника • заявление согласуется с учетом подразделения, даты, суммы |
Доступна настройка простых маршрутов согласования и подписания документов. Другие доработки возможны через обращение к вендору. | Доступна настройка простых маршрутов согласования и подписания документов. Другие доработки возможны через обращение к вендору. | Есть редактор маршрутов, но его функциональность ограничена согласованием и подписанием документов. | Требуются доработки, осуществляются через обращение к вендору. | |||
| Low-code-инструменты для глубокой кастомизации (визуальный редактор для работы с кодом; реализация индивидуальных бизнес-процессов, создание виджетов, разработка отчетов) | Доработки на уровне кода возможны только через вендора. | Через «1С:Элемент». | Доработки на уровне кода возможны только через вендора. | Доработки на уровне кода возможны только через вендора. | Доработки на уровне кода возможны только через вендора. | ||
| Индивидуальная настройка внешнего вида системы под задачи ролей, групп пользователей | |||||||
| Электронные подписи | |||||||
| Облачная УНЭП в системе | |||||||
| Поддержка УНЭП Госключа из коробки без доработок | |||||||
| Поддержка локального удостоверяющего центра | |||||||
| Варианты поставки | |||||||
| Облако (SaaS) | |||||||
| Локально (On-Premises) | |||||||
| Возможности интеграции | |||||||
| 1С:ЗУП | |||||||
| Другие учетные системы | SAP, Парус, Галактика, 1С:ЗКГУ, 1С-КАМИН | SAP, БОСС-Кадровик, 1С:Фреш, 1С:ЗКГУ | 1С:ЗКГУ, 1С:КА, 1С:ERP, 1С-КАМИН, 1С:Фреш | SAP, БОСС-Кадровик, Галактика, Microsoft Dynamics AX (Axapta), Парус | 1С:Комплексная автоматизация | SAP, 1С:ЗКГУ, 1С:Бухгалтерия, 1С:ERP, 1С-КАМИН | SAP, БОСС-Кадровик |
| Интеграция с системой рекрутмента | Бесшовная интеграция с системой «Поток Рекрутмент» | Интеграция с ATS-системами в продукте Startlink. | Интеграции нет. Задачи рекрутмента закрываются на базе 1С:ЗУП КОРП. Лицензируется отдельно. | FriendWork, Поток, Skillaz, СберПодбор, Хантфлоу, E-Staff. | Есть свое решение для задач рекрутмента. Лицензируется отдельно. | ||
| Архив кадровых документов | |||||||
| Усовершенствование ЭП до формата CAdES-XL для хранения до 15 лет | Требуется приобрести дополнительный модуль. | Нет информации в открытых источниках. | |||||
| Усовершенствование до формата CAdES-A для долгосрочного хранения (от 15 лет) | Приобретается и внедряется дополнительно. | ||||||
| Создание централизованного архивного фонда компании для электронных оригиналов и скан-копий бумажных документов с соблюдением правил архивного делопроизводства | Через дополнительный модуль «Долговременный архив». | Через дополнительный модуль «1С:Архив». | Через дополнительный модуль. | ||||
| Опыт вендора и методологическая поддержка | |||||||
| Опыт на рынке ЭДО более 10 лет | |||||||
| Методологическая поддержка | |||||||
| Информационная безопасность | |||||||
| Лицензии и сертификаты (лицензия ФСТЭК на разработку средств защиты конфиденциальной информации, лицензия ФСБ на разработку информационных систем с использованием криптографических средств) | Аттестат ФСТЭК, лицензия ФСБ для ЦОДа. | Аттестат ФСТЭК, лицензия ФСБ. | Только лицензия ФСТЭК. | ||||
| Установка системы в закрытом контуре | |||||||
| Шифрование настроек и документов | |||||||
| Участие в программе Bug Bounty | |||||||
| Дополнительно | |||||||
| Масштабируемость, подтвержденная нагрузочным тестированием | Нагрузочное тестирование подтвердило отказоустойчивость системы при одновременном подключении 50 000 одновременно работающих пользователей. | Нет информации в открытых источниках. | Нет информации в открытых источниках. | Нет информации в открытых источниках. | Нет информации в открытых источниках. | Нет информации в открытых источниках. | Нет информации в открытых источниках. |
| Мобильное приложение | Адаптивный веб-интерфейс, доступный с мобильных устройств. | Для кадрового специалиста, доступно только для Android. | Адаптивный веб-интерфейс, доступный с мобильных устройств. | ||||
Рынок российских решений для цифровизации HR-процессов на подъеме: варианты есть и для МСП, и для крупных компаний, под разные ИТ-ландшафты. Чтобы выбрать из топа КЭДО то, что подходит под вашу модель работы и не тратить время и бюджет на лишние модификации, важно углубиться в свои процессы. Определите: какие из них запускать в первую очередь, какие подписи нужны, какие интеграции критичны.
Дальше соберите короткий список из 3–5 решений, которые проходят по базовым требованиям. Рейтинги КЭДО удобны как стартовая точка. Но выводы лучше делать после сравнения демо и ответов вендора на ваши конкретные вопросы. Каждая компания уникальна, лучший вариант всегда зависит от качественного анализа. Таблица — это ориентир, который поможет вам не заблудиться в многообразии продуктов.
Удачных ИТ-решений!
